Denis Sandmann

Kleinunternehmer – Was kommt danach?

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Als ich damals mit meinem Unternehmen startete, habe ich mir keine Gedanken darüber gemacht, wie das alles funktioniert mit Steuern, Angebote erstellen und Rechnungen schreiben. Als Kleinunternehmer hat man es ja erst mal ziemlich einfach, dachte ich mir und da habe ich einfach irgendwie angefangen. Nun bin ich schon einige Jahre dabei mein Unternehmen aufzubauen und für mich steht der Wechsel bevor. Ich habe mich daher mal mit dem Steuerberater Thomas Scheer aus Nordhorn zusammengesetzt, um die Verwirrung mit Klarheit zu vertreiben und einen Leitfaden für angehende Regelunternehmer zusammenzustellen.

Steuerberater - Thomas Scheer

Steuerberater – Thomas Scheer

First Things First: Wer ist Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer ist man erst mal ein Gewerbebetreibender so wie jeder andere auch. Man macht allerdings Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetz (UStG) und darf auf seiner Rechnung keine Umsatzsteuer (USt) berechnen und ausweisen. Die Buchhaltung und die Steuererklärung ist so etwas einfacher, da die Umsatzsteuervoranmeldung sowie die Umsatzsteuerjahreserklärung wegfällt. Man macht dann eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) also eine Gegenüberstellung der Einnahmen und der Ausgaben um den Gewinn zu ermitteln, schickt das zusammen mit der Umsatzsteuerjahreserklärung einmal im Jahr an das Finanzamt und damit hat sich das Thema Umsatzsteuer für den Kleinunternehmer erledigt.

Hinweis: Hat eine Kapitalgesellschaft die KU-Regelung, ist trotzdem doppelte Buchhaltung und Bilanz notwendig. Die Umsatzsteuervornmeldung entfällt nicht, wenn es eine Umsatzsteuerzahllast gibt, wie z.B. beim Reverse-Charge-Verfahren oder bei Geschäften mit anderen EU-Ländern.

Diese Vorgehensweise ist aber an 2 Voraussetzungen gebunden:
1. Der Umsatz hat im letzten Jahr einen Betrag von 17.500 € nicht überstiegen.
2. Der Umsatz wird im laufendem Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen.

Sobald man also 17.500,01 € Umsatz gemacht hat oder schätzungsweise dieses Jahr mehr als 50.000 € einnimmt, ist man also kein Kleinunternehmer mehr. Das was die meisten unter Kleinunternehmer verstehen, gibt es in der Form gar nicht. Jeder der ein Gewerbe betreibt ist ein Gewerbebetreibender, ein Unternehmer. Die Umsatzsteuer ist hier eine getrennte Instanz die völlig unabhängig von der gewählten Rechtsform existiert, und je nachdem ob man sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet oder nicht, beachtet werden muss.

Zusätzlich zu diesem Missverständnis, ist vielen oft nicht klar, um welche Steuern sich der Unternehmer Gedanken machen muss. Daher wichtig zu wissen:
1. Mehrwertsteuer (MwSt.) ist der umgangssprachliche Oberbegriff für Vorsteuer und Umsatzsteuer. Im Steuerrecht wird der Begriff nicht mehr verwendet, er wird aber oft noch auf Rechnungen verwendet.
2. Die Vorsteuer ist die Steuer, die man als Unternehmen beim Einkauf mit jeder Rechnung zahlt. Diese bekommt man später vom Finanzamt wieder.
3. Die Umsatzsteuer (USt) ist die Steuer, die für Unternehmer auf Einnahmen fällig wird. Sie muss auf den Rechnungen separat ausgewiesen werden und wird nach der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt.

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Wie der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung funktioniert und worauf man dabei achten muss, darum geht es in den folgenden Zeilen.

Warum es nicht immer sinnvoll ist, als Kleinunternehmer zu starten

Viele Gründer wollen erst mal „klein anfangen“ und entscheiden sich daher für die Kleinunternehmerregelung. Der Grund dafür sind die oben aufgeführten Vorteile, wie vereinfachte Buchhaltung, keine Steuer die man zahlen muss usw. Viele lassen dabei aber einen ganz wichtigen Punkt außer Acht. Je nach dem für welches Geschäft man sich entscheidet, stehen natürlich einige Ausgaben an. Büroinventar, IT Technik, Software und je nach Branche verschiedene Dinge wie Küche, Bestuhlung oder Geschirr.

Entscheidet man sich anfangs für die Kleinunternehmerregelung und hat Ausgaben von ca. 5950 € zum Starten, dann verschenkt man sozusagen 950 € Vorsteuer. Die würde man nämlich normalerweise wiederbekommen, wenn man sich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden würde.

Anders ist es z.B. bei einem Geschäftsmodell, das wenig Initialausgaben hat, hier gehen nur wenige Euro verloren. Dennoch ist, dass eine Sache über die man sich Gedanken machen sollte, bevor man gründet.

Vom Kleinunternehmer zum Regelunternehmer – So funktioniert der Wechsel!

1. Umsätze prüfen und Prognose geben

Im Idealfall weiß man schon frühzeitig, dass der Wechsel vom Kleinunternehmer zum Regelunternehmer unmittelbar bevorsteht. Das gibt einem mehr Zeit für die nötige Vorbereitung und einen einfachen Übergang. Das geht, wenn man seine Buchhaltung nicht einmal im Jahr, sondern jeden Monat erledigt. Sieht man im August schon einen Umsatz von 15.000 €, ist klar, dass man dann demnächst die Grenze von 17.500 € überschreitet.

2. Mitteilung ans Finanzamt

Sobald man weiß, dass man nicht mehr Kleinunternehmer bleibt, sollte man in Aktion treten und das zuständige Finanzamt schriftlich darüber informieren. Du kannst dir hier direkt ein von Thomas Scheer erstelltes Musterschreiben herunterladen und musst nur noch deine Daten, sowie die Adresse deines Finanzamtes eintragen.

3. Mittelung an bestehende Kunden

Neben dem Finanzamt sollte man auch die eigenen Kunden über den Wechsel informieren. Geschäftskunden haben durch den Wechsel keinen Nachteil, sondern eher einen Vorteil. Sie bekommen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, die du auf deine Rechnungen schreibst, vom Finanzamt wieder. Kaufst du also z.B. für deine Kunden Material ein und legst dieses 1:1 auf deine Rechnung, können deine Geschäftskunden in Zukunft 19 % einsparen. Die werden sich freuen.

Bei deinen Privatkunden allerdings, solltest du dir gut überlegen, wie du vorgehst. Nehmen wir an du verkaufst monatlich ein Produkt, das 10 € kostet. Ein Privatkunde kauft jeden Monat bei dir dieses Produkt ein und ist mit dem Preis sehr zufrieden. Jetzt kommst du mit der Mitteilung zum Wechsel und sagst deinem Kunden letztendlich das er, das wofür er sonst 10 € bezahlt, jetzt für 11,90 € bekommt. Denn sobald du Regelunternehmer bist, musst du auch entsprechend 19 % MwSt. berechnen. Die bekommt der Privatkunde nicht wieder. Überlege dir also gut, ob du die Mehrwertsteuer im Preis mit einrechnest oder auf deine bestehenden Preis oben drauflegst.

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4. Und was ist mit meiner Steuernummer?

Im Normalfall bleibt die alte Steuernummer bestehen und kannst, wie bisher damit arbeiten. Beim Finanzamt wird dann einfach die Art der Besteuerung für diese Nummer geändert. In Ausnahmefällen kann sich die Steuernummer aber auch ändern. Es empfiehlt sich auf die Antwort vom Finanzamt zu warten, nachdem du die Mitteilung bzgl. dem Wechsel zum Regelunternehmer abgeschickt hast.

5. Die erste neue Rechnung

Neue Rechnung bekommen dann ab dem nächsten Geschäftsjahr einen Zuschlag von 19 % Mehrwertsteuer. Damit du dir das mal anschauen kannst, haben wir eine Musterrechnung erstellt. Anhand dieses Musters, kannst du deine eigenen Rechnungen gestalten.

6. Belege für Ausgaben aufbewahren und erfassen

Rechnungen und Quittungen solltest du natürlich nach wie vor aufbewahren, erfassen und bestenfalls monatlich in deine EÜR eintragen. Denn jetzt wird es interessant. Verkaufst du etwas, musst du natürlich die 19 %, die du von deinem Kunden bekommst an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug allerdings, bekommst du auch 19 % wieder, wenn du von jemand anderem etwas kaufst. Der neue Laptop, den du dir bestellst, ist also nun 19 % günstiger. Wenn man es also schlau anstellt, dann stellt man in der EÜR die Einnahmen der Ausgaben entgegen, ermittelt die Differenz und muss keine oder nur wenig Steuer an das Finanzamt zahlen.

7. Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Je nachdem was das Finanzamt dir vorgibt, musst du monatlich, quartalsweise oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dort stellst du deine Einnahmen und Ausgaben gegenüber, ermittelst die Steuer, die übrig bleibt und je nachdem wie deine Ust-Voranmeldung aussieht, bekommst du dann Geld vom Finanzamt für zu viel gezahlte Umsatzsteuer wieder oder musst Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.

So eine Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum 10. des Monats via Elster Online an das zuständige Finanzamt geschickt werden. Braucht man mehr Zeit, muss man beim Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. So kann man die Abgabe auf bis zu 4 Wochen dauerhaft verschieben. Die Anmeldung, die normalerweise am 10. August fällig wäre, muss dann also erst am 10. September abgegeben werden. Das gilt dauerhaft für alle weiteren Umsatzsteuervoranmeldungen. Außerdem sollte man wissen, dass das Finanzamt nicht auf diesen Antrag antworten muss. Erhält man keine Ablehnung, wurde dem Antrag stattgegeben.

Wir haben hier auch ein Muster einer Umsatzsteuervoranmeldung vorbereitet, damit man mal eine Vorstellung davon bekommt, wie so was aussieht. Allerdings ist es ziemlich einfach, die Anmeldung via Elster zu erstellen und abzuliefern.

8. Der Jahresabschluss – EÜR oder Bilanz

Am Ende des Geschäftsjahres ist der Jahresabschluss dran. Der besteht nun aus der EÜR oder ggf. aus einer Bilanz sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung die alle Umsatzsteuervoranmeldungen zusammenfasst und der Gewerbesteuererklärung. Mit der Gewerbesteuer muss man sich erst beschäftigen, wenn man den Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag überschreitet. Dieser Freibetrag gilt aber nur für Einzelunternehmer und Personengesellschaften. Ein Muster solch einer Umsatzsteuererklärung gibt es hier zum Download.

Hilfreich sind dabei Buchhaltungsprogramme wie Lexware, Datev, Stotax oder Agenda. Die nehmen einem einiges an Arbeit ab und sorgen für eine geordnete Buchhaltung, die außerdem die Arbeit mit einem Steuerberater einfacher und günstiger macht. Diese Programme verfügen über direkte Schnittstellen zu Elster und bereiten die Daten bestmöglichst vor. Reicht man dann am Ende des Jahres alles über Elster ein, wäre die Buchhaltung für das aktuelle Jahr erledigt. Im kommenden Jahr folgen dann wieder die Schritte:
1. Rechnungen schreiben
2. Belege für Ausgaben aufbewahren und erfassen
3. Umsatzsteuervoranmeldung erstellen
4. Jahresabschluss

Wir hoffen, dass wir mit diesem Artikel etwas Klarheit in das ganze Thema gebracht haben. Wir freuen uns über Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik in den Kommentaren und beantworten Sie gern.

Veröffentlicht am: 22. September 2017
Kategorie: Geld, Online Marketing
Tags: ,


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